AFO 151 - Data dictionary voor documenten
151.1 Het bibliografische formaat
In een bibliografisch formaat wordt vastgelegd welke velden onderdeel kunnen uitmaken van een bibliografisch record, welke subvelden elk van de velden hebben, wat de kenmerken van de velden en subvelden zijn, enzovoort.
Nadat u deze AFO heeft gekzoen wordt een menu getoond:
De diverse onderdelen worden in de volgende paragrafen besproken.
151.2 Algemene kenmerken van een formaat
Navigeer naar AFO 151 en vervolgens naar , en u ziet de lijst van bibliografische formaten die in uw systeem gedefinieerd zijn:
Elk van deze formaten heeft een set van algemene kenmerken. Deze algemene kenmerken kunt u zien als u klikt op het pictogram .
Deze algemene kenmerken kunt u wijzigen met het pictogram .
In het dialoogvenster dat hieronder is afgebeeld kunt u de algemene kenmerken van het formaat wijzigen. In het algemeen is het overigens niet nodig dat te doen. Alleen als u een compleet eigen formaat gaat ontwerpen is dit natuurlijk wel van belang.
De betekenis van elk van deze velden is als volgt:
|
Kenmerk |
Betekenis |
|
Bron voor extra nummer in Acq |
Zie AFO 272 – Overige velden bestelling voor een uitleg van dit veld (veld kan hier niet gewijzigd worden, maar wordt gevuld wanneer u dit definieert in AFO 272) |
|
Bron voor uitgeversnummer in Acq |
Zie AFO 272 – Overige velden bestelling voor een uitleg van dit veld (veld kan hier niet gewijzigd worden, maar wordt gevuld wanneer u dit definieert in AFO 272) |
|
Aanmaak citaties – veld voor Nummering |
Zie AFO 367 – Diversen voor uitleg (veld kan hier niet gewijzigd worden, maar wordt gevuld wanneer u dit definieert in AFO 367) |
|
Aanmaak citaties – veld voor Titel |
Zie AFO 367 – Diversen voor uitleg (veld kan hier niet gewijzigd worden, maar wordt gevuld wanneer u dit definieert in AFO 367) |
|
Standaard authority list view |
De wijze waarop authority lists worden gepresenteerd. U kunt kiezen tussen allen de code, of de code en de verwoording. Voor meer informatie, kijk bij het hoofdstuk over Authorities |
|
Bron voor extern bestelnummer in Acq |
Zie AFO 272 – Overige velden bestelling voor een uitleg van dit veld (veld kan hier niet gewijzigd worden, maar wordt gevuld wanneer u dit definieert in AFO 272) |
|
Identificatie |
De naam van het formaat. Deze kunt u niet meer wijzigen nadat het formaat is gecreëerd. |
|
In gebruik / actief |
Een vinkje geeft aan dat het formaat kan worden gebruikt. Met een inactief formaat kunt u geen databases maken |
|
Formaat label |
De naam van het formaat zoals die in lijsten e.d. wordt gepresenteerd. Het label kunt u wel veranderen, i.t.t. tot de identificatie. |
|
Default taal van het formaat |
De taal die zal worden gehanteerd als catalogiseertaal in bepaalde gevallen waar niet specifiek een taal kan worden ingesteld. |
|
Talen die in het formaat gebruikt kunnen worden |
Vubis Smart ondersteunt meertalige velden; meertalige trefwoordvelden bijvoorbeeld. Hier stelt u in welke talen dat kunnen zijn. |
|
Verwoording van het formaat |
Een vrije tekst die het formaat omschrijft. |
|
Formaat van de identificatie op veldniveau |
Hier kunt u bepalen op welke manier de naamgeving van de velden plaatsvindt. De aanduiding in het voorbeeld (3N) betekent drie numerieke tekens (cijfers). |
|
Volgorde van de velden |
Dit kan worden gebruikt om een specifieke, verplichte veldvolgorde te bepalen voor het formaat. Deze volgorde wordt toegpast bij het opslaan van records, zelfs als het gebruikte template een andere volgorde is gedefinieerd. |
|
Technisch maximum voor herhaalbare velden |
Herhaalbare velden zijn in principe “oneindig” vaak herhaalbaar, maar in technische zin is er wel degelijk een maximum; dat maximum staat hier ingesteld. |
|
Formaat van de recordidentificatie |
Records in de database hebben een identificatie. Vaak is dat een nummer. Op welke wijze die identificatie plaatsvindt is hier ingesteld. Het voorbeeld (1.N) betekent 1 tot een oneindig aantal numerieke tekens: een getal dus. Als u hier zou invullen: 1.4N dan betekent dat, dat het aantal cijfers waarmee een record wordt geïdentificeerd maximaal 4 cijfers mag bevatten. U zou dus dan niet meer dan 9999 records kunnen invoeren, want 9999 is het hoogste getal waarmee een record kan worden geïdentificeerd. |
|
Formaat van de identificatie op subveldniveau |
De identificatie van de subvelden kunt u ook op vergelijkbare wijze bepalen als de identificatie van de velden. In het voorbeeld staat: 1AN wat betekent: 1 teken van het type alfanumeriek of numeriek. |
151.2.1 De velden
Als voorbeeld ziet u hierbij de lijst van velden van het Smart format. Deze lijst kunt u in V-smart op het scherm krijgen door te kiezen voor AFO 151, en vervolgens te klikken op Formaten -> Smart.
Velden op het scherm
Nr.: Het volgnummer in deze lijst. Dit volgnummer zegt overigens niets over de formaatstructuur.
Veld: De gecodeerde naam van de velden. In het Smart-, MARC21-, en Unimarc-formaat bestaan deze codes uit drie cijfers, en hebben de velden dus de namen 001 t/m 999.
Verwoording: De verwoording van de velden.
Type: De aanduiding van het veldtype. In veel gevallen zal dit het type “Text” zijn, maar het kan ook één van de andere 11 types zijn die in V-smart mogelijk zijn.
Verpl.: De aanduiding of het veld wel of niet verplicht moet worden ingevuld binnen een record.
Max.:Het maximaal aantal malen dat het veld mag voorkomen binnen een record.
In gebruik: De aanduiding of het veld in gebruik is. U kunt met dit kenmerk een veld dus buiten gebruik stellen zonder het veld te hoeven verwijderen uit het formaat.
Subvelden: Een opsomming van de subvelden binnen elk van records. Subvelden hebben gecodeerde namen die bestaan uit een cijfer of letter, voorafgegaan door een $-teken.
Regels: Aan ieder veld kunnen regels worden gekoppeld zoals bijvoorbeeld “als veld X bestaat dan is dit veld verplicht”, etc. Diverse veelgebruikte formaten zoals bijvoorbeeld het Marc21-formaat hebben dit soort regels in gebruik.
De kenmerken van een veld kunt u wijzigen door op het pictogram te klikken.
151.2.2 De kenmerken van een veld
Als u klikt op het pictogram voor de kenmerken van het veld, verschijnt een venster met verschillende kenmerken van het betreffende veld. Hieronder ziet u dat venster afgebeeld voor veld 200 (titel):
151.2.3 De subvelden en de kenmerken ervan
Het venster met de subvelden van een bepaald veld ziet eruit als in het volgende voorbeeld hieronder:
Als u dubbelklikt op een van de subvelden in de lijst, verschijnt een overzicht van de kenmerken van dat subveld. De kenmerksoorten van de subvelden zijn dezelfde als die van de kenmerksoorten van de velden. Het wijzigen ervan gaat ook op dezelfde manier. Voor overzicht van de verschillende kenmerksoorten, zie paragraaf 151.2.1.
151.3 Element/Groepsprofielen
In het overzichtsscherm van een formaat in AFO 151 vindt u het icoon, Element/Groep profielen (EG). Wanneer dit icoon aangeklikt wordt, verschijnt er een nieuw scherm genaamd “Element/Groep profielen”. Voor elk element of groep in de lijst toont het systeem de volgende gegevens: nummer, profiel naam, type (groep of element) en verwoording (dit is taal afhankelijk).
Deze profielen kunnen op vele plekken in het systeem gebruikt worden om op een uniforme wijze gegevens te printen. De element/groepsprofielen worden onder andere gebruikt in de SSP module, catalogus, printbestanden, etc. Het idee achter de profielen is dat u eenmalig een profiel definieert en deze vervolgens onbeperkt kunt inzetten. Het voordeel is dat u de mogelijkheid heeft om meerdere formatteer profielen voor “ruwe” data te definiëren, wijzigen en gebruiken in allerlei modules en onderdelen (zie de volgende paragraaf voor een overzicht). Voorbeelden hiervan zijn o.a. de mogelijkheid om ISBD en andere gecompliceerde presentaties te definiëren en deze bijv. te gebruiken in output van SSP. Dit houdt ook in dat voor een groot aantal schermen waarop bijv. een titel wordt getoond u nu kunt definiëren hoe de titels getoond moeten worden (bijv. met of zonder ondertitel, enz.) U heeft de volledige controle over het tonen van bibliografische gegevens in allerlei toepassingen door het gehele systeem.
Dit onderdeel introduceert het concept van standaard element/groep profielen in V-smart. Deze profielen zijn formaat afhankelijk en stellen de bibliotheek in staat te definiëren welke combinaties van tags/subvelden worden gebruikt om bibliografische informatie op te halen en te presenteren aan de gebruiker.
De formatteer profielen worden toegepast op de volgende AFO's:
|
AFO |
Kenmerk |
|
151 & 152 |
Databases – definitie van ‘Weergave data mapping' elementen is aangepast om element/groep profielen te gebruiken i.p.v. tag/subveld combinaties. Deze definitie wordt gebruikt voor het Omschrijving deel van de volledige record display in AFO's 111 en 113. |
|
111 & 113 |
Het Omschrijving deel van de volledige record display wordt opgehaald gebruik makend van de element/groep profielen zoals gedefinieerd voor elke database in AFO 151. Het relatie scherm is aangepast om het standaard !Titel profiel te gebruiken in de titelkolom. |
|
141 |
SSP output maakt gebruik van standaard element/groep profielen, naast de “ruwe” data elementen, die nog steeds beschikbaar zijn |
|
155 |
Het systeem gebruikt het !Titel profiel bij het tonen van records op het Geblokkeerde Records scherm. |
|
271 |
Bij het definiëren van de layouts voor bestellingen, rappels en annuleringsberichten wordt gebruik gemaakt van element/groep profielen. |
|
363 |
Bij het definiëren van de layouts voor rappels van tijdschriften wordt gebruik gemaakt van element/groep profielen. |
|
421 & 423 |
De display van bibliografische informatie op het technisch overzichtsscherm van een record (Veld ‘Beschrijving') wordt afgeleid van de definitie ‘Weergave data mapping' in AFO 151 – Databases. |
|
453 |
Rapporten uitleendrukwerk – het afdrukken is aangepast om gebruik te maken van standaard element/groep profiel definities. |
|
46x |
Op plaatsen waar auteur en titel worden getoond, wordt de informatie opgehaald gebaseerd op het element/groep profiel voor !Auteur en !Titel. |
|
WebOpac |
De relaties in de WebOpac maken gebruik van standaard element/groep profiel definities. |
151.3.1 Basis principes
Het systeem staat definitie toe van zogeheten “elementen”, d.w.z. data-elementen die geformatteerd zijn in een bepaalde volgorde en met een bepaalde interpunctie. Deze elementen kunnen worden gegroepeerd in zogeheten “groepen”, die combinaties zijn van één of meer elementen.
Gegevens uit de bibliografische (of authority) database worden gekoppeld aan deze elementen.
Profielen kunnen worden gedefinieerd voor zowel elementen als groepen. Het systeem biedt een module voor beheer van deze profielen binnen AFO 151.
Let op:
De profielen zijn formaat afhankelijk, d.w.z. element en groep profielen kunnen niet worden gedeeld door formaten.
151.3.2 Element profielen
Element profielen maken het mogelijk één of meer bibliografische (en authority) (sub)velden te formatteren en laten verwijzen naar een zogeheten “element”. Een element profiel heeft de volgende eigenschappen:
· Element naam.
· Element verwoording (taal afhankelijk.
·
Maximum aantal keren dat element herhaald kan worden (0 = geen maximum). Wanneer hier een getal wordt ingevuld zal het systeem tot zoveel keer het tonen van het element herhalen.
·
Neem alleen de eerste keer de data op. Dit biedt de mogelijkheid van een “OF” conditie in het element. Het wordt gebruikt om het systeem te laten stoppen met zoeken naar de gegevens zodra het eerste gegeven gevonden is. U kunt dit gebruiken om een element te maken dat gegevens haalt uit tag a / subveld b maar, als de combinatie niet bestaat de gegevens in plaats daarvan te halen uit tag x / subveld y. Indien ingevuld, gaat deze regel vóór de waarde in “maximum aantal herhalingen van element”. De overtreed waarde is 1.
·
Interpunctie voorafgaand aan totale presentatie (alleen gebruikt indien niet nul).
·
Interpunctie volgend na totale presentatie (alleen gebruikt indien niet nul).
·
Interpunctie tussen gelijke elementen die meerdere keren voorkomen (indien niet nul, dan worden de herhalingen van hetzelfde element getoond op dezelfde regel gescheiden door de gedefinieerde interpunctie).
·
Mogelijkheid om vast te houden aan volgorde van subvelden binnen een record.
·
Definities voor koppeling en formattering; deze bestaan uit:
-
Veld/subveld ID (NB: velden met subvelden kunnen niet worden geselecteerd).
-
Neem herhaalbare (sub)velden mee (indien niet gezet, wordt alleen de eerste keer dat een subveld in een tag voorkomt meegenomen).
- Voor welke talen bestemd.
-
Interpunctie vóór (karakters die komen vóór de gegevens uit het betreffende subveld wanneer het subveld al is voorgekomen in de gegevens).
-
Interpunctie vóór het voor de eerste maal voorkomen.
-
Interpunctie vóór het voor de eerste maal voorkomen in het presentatie formaat.
- Interpunctie na.
-
Interpunctie na het voor de laatste maal voorkomen.
-
Interpunctie na het voor de laatste maal voorkomen in het presentatie formaat.
-
Inverteer gegevens (gebruikt om namen te inverteren van “Geel, van” naar “van Geel” – gegevens vóór en na de komma worden omgewisseld en er wordt een spatie tussen beide delen van het gegeven gezet).
151.3.3 Regels voor interpunctie van Elementen
‘Interpunctie vóór' verschijnt normaliter vóór de gegevens uit de tag/subveld combinatie. Dit kan niettemin overtreden worden, afhankelijk van de positie van de tag/subveld combinatie binnen de element gegevens.
‘Interpunctie vóór' is ondergeschikt aan ‘Interpunctie voor de eerste keer dat gegevens voorkomen' wanneer de veld/subveld combinatie aanwezig is in de eerste keer dat het element voorkomt.
‘Interpunctie voor de eerste keer dat gegevens voorkomen' is ondergeschikt aan ‘Interpunctie voor de eerste keer dat gegevens voorkomen in presentatie formaat' wanneer de veld/subveld combinatie aanwezig is in de eerste keer dat het element voorkomt en het de eerste veld/subveld combinatie is in het voorkomen daarvan.
‘Interpunctie voor de eerste keer dat gegevens voorkomen in presentatie formaat' is ondergeschikt aan ‘Interpunctie vóór totale presentatie' alleen wanneer de waarde van ‘Interpunctie voorafgaand aan totale presentatie' niet nul is en alleen de eerste keer dat het element voorkomt.
‘Interpunctie na' verschijnt normaliter na de gegevens uit de tag/subveld combinatie. Dit kan niettemin overtreden worden, afhankelijk van de positie van de tag/subveld combinatie binnen de element gegevens.
‘Interpunctie na' is ondergeschikt aan ‘Interpunctie na het voor de laatste maal voorkomen' wanneer de veld/subveld combinatie aanwezig is in de laatste keer dat het element voorkomt.
‘Interpunctie na het voor de laatste maal voorkomen' is ondergeschikt aan ‘Interpunctie na het voor de laatste maal voorkomen in presentatie formaat' wanneer de veld/subveld combinatie aanwezig is in de laatste keer dat het element voorkomt en het de laatste veld/subveld combinatie is in het voorkomen daarvan.
‘Interpunctie na het voor de laatste maal voorkomen in presentatie formaat' is ondergeschikt aan ‘Interpunctie na totale presentatie' alleen wanneer de waarde van ‘Interpunctie volgend op totale presentatie' niet nul is en alleen de laatste keer dat het element voorkomt.
Wanneer de waarde van ‘Interpunctie tussen gelijke elementen die meerdere keren voorkomen' nul is, zal elke keer dat een element voorkomt dit op een aparte regel worden getoond. Onderstaand voorbeeld toont het resultaat in een record met meerdere auteurs, waar de waarde van ‘Interpunctie tussen gelijke elementen die meerdere keren voorkomen' nul is:
Wanneer de waarde van ‘Interpunctie tussen gelijke elementen die meerdere keren voorkomen' niet nul is, zal elke keer dat een element voorkomt dit op dezelfde regel worden getoond gescheiden door het opgegeven teken. Onderstaand voorbeeld toont het resultaat in een record met meerdere auteurs, waar de waarde van ‘Interpunctie tussen gelijke elementen die meerdere keren voorkomen' “,” is:
151.3.4 Groep profielen
Groep profielen bieden de mogelijkheid elementen te combineren in een bepaalde volgorde. Een groep profiel heeft de volgende eigenschappen:
· Groep naam.
· Verwoording groep (taal afhankelijk).
· Volgorde van elementen.
· Waarde gebruikt om elementen aaneen te schakelen – als er een waarde is gedefinieerd worden groep elementen aan de gebruiker gepresenteerd als één geheel met elk element gescheiden door de gespecificeerde waarde (bijv. “. – ), dit wordt gebruikt voor de ISBD presentatie.
151.3.5 Systeemprofielen
Profielen waarvan de naam begint met een uitroepteken zijn systeemprofielen en kunnen niet worden verwijderd. Onderstaande systeemprofielen zijn beschikbaar voor de formaten Smart, UniMarc/B en Marc21/B:
·
!Titel (bevat alle titels van het record).
·
!Auteur (bevat de eerste auteur).
·
ALLE bibliografische gegevens die kunnen worden geselecteerd bij Bestelbonnen afdrukken, Claims afdrukken en de instellingen voor het afdrukken van berichten zullen ook worden toegevoegd als systeem profielen.
·
!Reservering (bevat de bibliografische informatie nodig voor AFO 421).
·
!WebReservering (bevat de bibliografische informatie nodig voor Web reserveringen).
· !ISBD.
· !SISO.
· !SysCO
· !UDC.
Onderstaande systeemprofielen zijn beschikbaar voor de formaten SmartAuthorities, UniMarc/A en MARC21/A:
· !Classificatie
· !Trefwoord
· !Hoofdwoord
· !ZieOokVerwijziging
· !ZieVerwijzing
· !UniformeTitel
Default Database instellingen (als getoond in AFO 151, Data dictionary voor bibliografische records, sectie Databases, overzichtsscherm van een specifiek formaat)
De Weergave Data Mapping instellingen voor elke database behorend bij de Smart, UniMarc/B en MARC21/B formaten zullen als standaardwaarde hebben:
Element 1 - !Auteur
Element 2 - !Titel
Element 3 - !Editie
Element 4 - !Uitgave
Element 5 - !AlgNoot
De Weergave Data Mapping instellingen voor elke database behorend bij de SmartAuthorities, UniMarc/A en MARC21/A formaten zullen als standaardwaarde hebben:
Element 1 - !Hoofdwoord
Element 2 - !Classificatie
Element 3 - !UniformeTitel
Element 4 - !Trefwoord
Element 5 - !ZieVerwijzing
Standaard element en groep profielen worden geïnstalleerd als onderdeel van de upgrade naar versie 2.2.
151.3.6 Beheer van Elementen/Groepen – AFO151
Er is een nieuw icoon toegevoegd aan het overzichtsscherm van Formaten, Element/Groep profielen (EG). Wanneer dit nieuwe icoon aangeklikt wordt, verschijnt er een nieuw scherm genaamd “Element/Groep profielen”. Voor elk element of groep in de lijst toont het systeem de volgende gegevens: nummer, profiel naam, type (groep of element) en verwoording (dit is taal afhankelijk).
Opties op het scherm
.
.
.
.
(een nieuw scherm verschijnt met een raster van alle veld/subveld combinaties behorend bij het betreffende element).
(het systeem vraagt om een bevestiging voor elke element lay-out van het geselecteerde profiel).
.
.
Wanneer de gebruiker klikt op het icoon , controleert het systeem om welk type het gaat en toont de gegevens op de bijbehorende manier.
Algemene eigenschappen Element bekijken/wijzigen:
Algemene eigenschappen Groep bekijken/wijzigen:
Wanneer de gebruiker klikt op het icoon , vraagt het systeem om een bevestiging voor elke element lay-out van het geselecteerde profiel middels onderstaand scherm:
: Gebruik dit icoon om een nieuw profiel aan te maken op basis van een bestaand profiel
: Gebruik dit icoon om de instellingen van uw element en groep profielen te controleren. Wanneer dit icoon wordt aangeklikt verschijnt onderstaand scherm:
De gebruiker selecteert welke element en groep profielen gecontroleerd moeten worden alsmede het Database.Record id van een geldig record. Het resultaatscherm toont de resultaten van de controle bij het gekozen record:
151.3.7 Standaard voorbeelden
De voorbeelden getoond in deze paragraaf maken gebruik van onderstaand bibliografisch record:
Gebruik makend van het standaard !Auteur element profiel in onze test, krijgen we het volgende resultaat:
Het !Auteur element profiel is gedefinieerd als 700/$a met “,” interpunctie vóór de 700/$b, waarbij dit meerder malen kan voorkomen.
Wanneer we het !Auteur element profiel wijzigen in de definitie 700/$b gevolgd door “ “ (d.w.z. ‘Interpunctie na'=” “ en ‘Interpunctie na laatste'=” “), en vervolgens 700/$a, dan krijgen we het volgende resultaat:
Wanneer we maar één auteur willen tonen, zetten we het ‘Maximum aantal herhalingen van het element' op 1. Dit toont het volgende resultaat:
Wanneer we alleen het eerste subveld willen dat gegevens bevat, gebruiken we ‘neem alleen de eerste keer de data op' en het resultaat zou zijn dat alleen de gegevens uit 700/$b getoond worden:
151.3.8 Voorbeelden van regels voor interpunctie
De voorbeelden getoond in deze paragraaf maken gebruik van onderstaand bibliografisch record. De voorbeelden zijn geconcentreerd op het tonen van tag 210.
In onderstaande tabel, betekent “B” een blanco (spatie) teken.
|
Voorbeeld 1: Standaard !Uitgave element profiel |
||||
|
Svld |
Interp. vóór tot. pres. |
Interp. vóór |
Interp. vóór eerste |
Interp. vóór eerste in presentatie |
|
$a |
|
;B |
B |
|
|
$c |
|
B:B |
B:B |
|
|
$d |
|
,B |
,B |
|
|
Resultaat:
De eerste $a wordt niet voorafgegaan door enige interpunctie (Interp. vóór eerste in presentatie). Herhaalde $a subvelden worden voorafgegaan door “;” (Interp. vóór). De eerste $c wordt voorafgegaan door “:” (Interp. vóór eerste) en de $d wordt voorafgegaan door “,” (Interp. vóór eerste). |
||||
|
Voorbeeld 2: Voeg interpunctie toe aan Interp. vóór eerste in presentatie voor een nieuw resultaat |
|||||
|
Svld |
Interp. vóór tot. pres. |
Interp. vóór |
Interp. vóór eerste |
Interp. vóór eerste in presentatie |
|
|
$a |
|
;B |
;B |
!B |
|
|
$c |
|
\B |
B:B |
B:B |
|
|
$d |
|
?B |
,B |
,B |
|
|
Resulaat:
Aangezien de $a het eerste subveld is in de presentatie, wordt de output voorafgegaan door “! “. |
|||||
|
Voorbeeld 3: Voeg interpunctie toe aan Interp. vóór tot. pres. voor een nieuw resultaat |
|||||
|
Svld |
Interp. vóór tot. pres. |
Interp. vóór |
Interp. vóór eerste |
Interp. vóór eerste in presentatie |
|
|
$a |
<B |
;B |
;B |
!B |
|
|
$c |
<B |
\B |
B:B |
B:B |
|
|
$d |
<B |
?B |
,B |
,B |
|
|
Resultaat:
Aangezien de Interp. vóór tot. pres. niet nul is, wordt de gehele presentatie voorafgegaan door het teken “<”, zoals gedefinieerd in het element profiel en wordt daarmee de definitie van Interp. vóór eerste in presentatie ondergeschikt. |
|||||
151.4 Databases
Als u kiest voor de tweede optie uit het hoofdmenu van AFO 151, Databases, dan verschijnt een overzicht van de database die reeds zijn gedefinieerd. U kunt met het pictogram een nieuwe toevoegen. Als u dat doet, verschijnt het volgende dialoogvenster:
Betekenis van onderdelen van van eigenschappen van een bibliografisch bestand in V-smart in AFO 151:
|
Kenmerk |
Betekenis |
|
Nummer |
Het database identificatienummer. Het bestand met nummer 1 is altijd een systeembestand, de eerste bibliografische database krijgt dus nummer 2 enzovoort. Bij het creëren van een nieuwe database wordt dit nummer automatisch ingevuld; het is aan te raden dit nummer niet te wijzigen alhoewel dat wel zou kunnen in dit venster. |
|
Naam |
Een naam voor de database die de inhoud kort beschrijft. |
|
Directory |
De directory (namespace geheten binnen de Caché database server) waar de database moet worden opgeslagen. U kunt een andere directory/namespace kiezen dan de huidige namespace, maar dan moet die namespace wel een correcte V-smart namespace zijn. |
|
Formaat |
Het bibliografische formaat voor de database. |
|
Commentaar en notities |
Vrije tekst |
|
Record teller |
Dit is een volgnummer voor de bibliografische records in de database. De teller zal voor een nieuwe database altijd op 0 staan. Nadat de database in gebruik is genomen en gevuld met record ziet u de teller oplopen. Op deze plaats is het mogelijk de teller aan te passen. Waarschuwing: verander de teller nooit van een database die in gebruik is zonder vooraf overleg met de V-smart Gebruikersondersteuning van Infor. |
|
In gebruik |
Zolang dit kenmerk niet is aangevinkt kan de database niet in gebruik worden genomen. U kunt ook later een reeds gebruikte database buiten gebruik stellen zonder hem fysiek te moeten verwijderen. |
|
Aantal kopieën opslaan |
Van een gewijzigd bibliografisch record kunnen eerdere versies worden bewaard. Het aantal versies dat wordt bewaard kan hier worden gedefinieerd. |
|
Inclusief archiefbestand |
Als een bib record wordt geschrapt, en de parameter "Inclusief archiefbestand" staat op Ja, dan wordt de laatste versie van het record bewaard in het archiefbestand. |
|
Inclusief Opac aanvangsdatum eigenschap |
Deze functionaliteit wordt nog niet ondersteund. |
|
Inclusief Opac verloopdatum eigenschap |
Deze functionaliteit wordt nog niet ondersteund. |
|
Inclusief verloopdatum eigenschap |
Deze functionaliteit wordt nog niet ondersteund. |
|
Administratieve informatie toegestaan |
Bepaalt of bij bibliografische records gegevens kunnen worden geplaatst zoals plaatskenmerken, tijdschriftabonnementen, bestelgegevens e.d. Is van belang voor bestanden die alleen als achtergrondbestand dienst doen. In die gevallen moet deze parameter op Nee staan. |
|
Nieuw record maken toegestaan |
Of het toegestaan is nieuwe records in te voeren. |
|
Wijzigingen aan records toegestaan |
Of het toegestaan is bestaande records te wijzigen. |
Nadat u bovenstaande definitie heeft opgeslagen dient u deze definitie opnieuw op te roepen door deze database te selecteren uit de lijst en te klikken op het icoon . Nu kunt u nog twee kenmerken aanpassen.
|
Opslag data mapping |
Met deze gegevens wordt van een nieuw of gewijzigd bibliografisch record een overeenkomend record gecreëerd in ^BB, voor koppeling met oude functionaliteit. Alleen Taal en Titel kunnen worden opgegeven, omdat dat de enige verplichte velden zijn die in een record in ^BB behoren te staan. |
|
Weergave data mapping |
Bepaalt de inhoud van een verkorte weergave van een record. Voor elk van de vijf op te geven elementen kan een rij velden of subvelden worden opgegeven. Het eerste gevonden veld in een record uit deze rij wordt dan gebruikt. (Dus als het eerste opgegeven veld niet bestaat, presenteer dan de tweede, is die er ook niet, presenteer dan de derde, etc.) |
151.5 Indexen
Het bibliografische bestand is niet doorzoekbaar zonder indexen. In een index worden gegevens opgeslagen zodat snel een koppeling kan worden gevonden naar een bibliografisch record waar de gevraagde gegevens in te vinden zijn.
151.5.1 Mechanismesets
Voor de definiëren van indexen kunt u gebruik maken van zogenoemde mechanismesets. U kunt daarvoor alleen gebruik maken van voorgedefinieerde mechanismesets. Het is niet mogelijk uw eigen mechanismesets maken.
Een mechanismeset is een set van indexeringsregels die voor bepaalde soorten velden van toepassing kunnen zijn. Zo ziet de mechanismesets voor woorden er als volgt uit:
1.
Verzamel de data uit de velden en subvelden die in aanmerking komen.
2.
Verwijder alle interpunctie en zet er een spatie voor in de plaats.
3.
Verwijder alle voorlopende spaties, volgspaties en dubbele spaties.
4.
Bepaal wat de individuele woorden zijn.
5.
Transformeer diacrieten naar non-diacrieten in hoofdletters.
6.
Transformeer die woorden naar hoofdletters.
7.
Verwijder woorden die in lijst van stopwoorden staan.
8.
Bepaald wat de presentatievorm van het woord moet zijn.
9.
Creëer automatische referenties voor de termen.
Bij het definiëren van mechansime sets kunt u koppelingen maken met voorgedefinieerde lijsten (zie hieronder voor deze lijsten).
Bijv.: voor de mechanisme set Verwijder artikelen worden de gedefinieerde stopwoordenlijsten aangeboden, voor Genereer referenties worden de gedefinieerde referentielijsten aangeboden, enz.
V-smart kent diverse van deze standaard mechanismesets. U kunt ze gebruiken voor het definiëren van uw eigen indexen.
151.5.2 Het maken van een index
In AFO 151 -> Indexen klikt u op het pictogram . Een dialoogvenster verschijnt waarin u definieert hoe de index moet worden opgebouwd.
Geef de index een naam en een verwoording, optioneel kunt u commentaar toevoegen. Kies vervolgens de mechanismeset en geef aan in welke database de index moet worden aangemaakt. Zorg ervoor dat de juiste directory is gekozen. Bepaal of de index aangeboden moet worden in de client (d.w.z. vanaf het tabblad Standaard op de zoekschermen in AFO 111, 211, 321, 421 enz.). Tenslotte kunt u met “Display bladeren” een element/groep profiel kiezen voor de presentatie van het zoekresultaat. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn voor classificatie indexen. Klik tenslotte op .
Let op:
Een nieuw gedefinieerde index wordt niet automatisch gevuld bij het definiëren ervan. Dat gebeurt pas als u nieuwe bibliografische records maakt of importeert, of als u bestaande records oproept in de editor van AFO 111 en weer bewaart. Een optie om een gehele herindexeren uit te voeren vindt u in AFO 157.
Indexen zijn beschikbaar in de V-smart client wanneer de parameter “Beschikbaar voor staf zoekscherm” is aangevinkt. Voor de WebOPAC kunt u apart aangeven of een index beschikbaar is (via de WebOPAC preferences). Dit stelt u in staat verschillende indexen aan te bieden voor personeel en publiek.
151.5.3 Stopwoordenlijsten
Stopwoorden zijn woorden die niet worden geïndexeerd. Tevens worden deze woorden genegeerd wanneer ze worden ingevoerd als onderdeel van een zoekterm.
Stopwoorden kunnen per taal ingesteld worden, aangezien wat in de ene taal een lidwoord is (Frans: “la”) in de andere taal een zelfstandig naamwoord kan zijn (Nederlands: “la”).
In het Smart formaat controleert het systeem de inhoud van tag 101 om de taal van de publicatie te bepalen. In het MARC21 formaat is dit afhankelijk van de setup van de restrictie index voor taal. Normaliter controleert het systeem eerst het taalveld in tag 008 en daarna tag 041.
Let op
De optie “Niet sorteren” heeft geen functie meer.
Als een stopwoordenlijst eenmaal gedefinieerd is, kan deze geassocieerd worden met een mechanisme set.
151.5.4 Referentielijsten
Referentielijsten worden gebruikt bij de automatische aanmaak van indextermen (bijv. voor auteursnamen met voorvoegsels zoals van den broek, 't hart, de la fontaine). De ingangen in deze lijsten zorgen er voor dat er additionele ingangen in de index zijn.
In feite zijn referentielijsten dus het tegenovergestelde van stopwoordenlijsten. Maar:
Wanneer er een algemene stopwoordenlijst is waarop het Franse lidwoord "LA" voorkomt, dan zorgt dit er voor dat deze term wordt genegeerd bij het indexeren en zoeken naar 'la maison'. Wanneer er ook een referentielijst voor auteursnamen is waarop ook het Franse lidwoord "LA" voorkomt, dan betekent dit dat u kunt zoeken op de auteur "la fontaine". en deze als gehele term vinden.
Deze zijn ook taalafhankelijk (zie hierboven bij stopwoordenlijsten voor een uitleg).
Als een referentielijst eenmaal gedefinieerd is, kan deze geassocieerd worden met een mechanisme set.
151.5.5 Restricties
In deze sectie zijn de definities opgenomen van de restricties die als zoekbeperker kunnen worden gebruikt. Er zijn 11 restrictie-indexen, u kunt zelf geen nieuwe toevoegen of een bestaande verwijderen. Wel kunt u de verwoording aanpassen en aangeven of de restrictie-index in gebruik is.
Wanneer een restrictie niet 'in gebruik' is, zal deze niet verschijnen als optie op het bibliografische zoekscherm in AFO's 111, 211, 311, 421 enz.
De beschikbare restricties zijn:
·
Taal: de taal van de titel als opgeslagen in het daarvoor bestemde veld van het bibliografische formaat (zoals tag 101 voor Smart format en tag 008, ofwel tag 041 voor MARC21)
·
Gepubliceerd in of voor: de publicatiedatum van de titel als opgeslagen in het daarvoor bestemde veld van het bibliografische formaat (zoals tag 210 voor Smart format en tag 008, ofwel tag 260 voor MARC21)
·
Gepubliceerd in of na: de publicatiedatum van de titel als opgeslagen in het daarvoor bestemde veld van het bibliografische formaat (zoals tag 210 voor Smart format en tag 008, ofwel tag 260 voor MARC21)
·
Locatie: de locatie code die onderdeel is van het plaatskenmerk van de titel
·
Materiaalsoort: de aard van het werk die onderdeel is van het plaatskenmerk van de titel
·
Invoerdatum: de datum waarop de titel aan de database werd toegevoegd, als opgeslagen in de technische informatie van het record
·
Aantal pagina's: de paginering van de titel als opgeslagen in het daarvoor bestemde veld van het bibliografische formaat (zoals tag 215 voor Smart format en tag 300 voor MARC21)
·
Bibliografisch type: het bibliografische type (d.w.z. 1 – 6), als opgeslagen in de technische informatie van het record
·
Sublokatie:de sublocatie code die onderdeel is van het plaatskenmerk van de titel
·
Prijs: de prijs van de titel als opgeslagen in het daarvoor bestemde veld van het bibliografische formaat (zoals tag 010 voor Smart format en tag 020 voor MARC21)
·
Lange datumformaat: Dit wordt gebruikt voor een speciaal gedefinieerd formaat. Het heeft geen effect op standaard bibliografisce records (in Marc21, Unimarc of Smart format). Dit kan gebruikt worden wanneer er een veld in het formaat is gedefinieerd als tekst in het formaat JJJJMMDD
·
Zichtbaar in WebOpac: de WebOpac zichtbaarheidsvlag (handmatig ingesteld), als opgeslagen in de technische informatie van het record
·
Record status: de record status (handmatig ingesteld), als opgeslagen in de technische informatie van het record
151.5.6 Partiële indexen
Het deelindex-principe houdt in dat het V-smart systeem resultaten kan aanbieden aan de gebruiker op basis van materiaalsoort en de locatie waar deze gebruiker zich bevindt. Om dit te bewerkstelligen houdt het systeem op basis van aard van het werk en/of locatie bij in welke deelindex een titel valt.
Dit werkt als volgt. Stel uw bibliotheek heeft duidelijk onderscheiden jeugd- en volwassenen-afdelingen (mede vormgegeven in de aarden van het werk) , en u wilt deze als afzonderlijke catalogi aanbieden aan het publiek.
·
- De bibliotheek heeft instelling BIB en vestigingen A, B en C
·
- Er is sprake van aarden van het werk waarbij een jeugd- en volwassenen onderscheid is gemaakt op basis van een kenmerk in de code van het aard van het werk. B.v. JST (jeugd studieboeken), VST (volwassenen studieboeken), JL (Jeugd leesboeken) VROM (Volwassenen romans).
Configuratie
De belangrijkste stap is om te gaan naar Indexen – Indexen en daar te klikken op . Op dit scherm moet u de optie Partial indexes Aanvinken. Als u dit niet doet, heeft het configureren van deelindexen geen effect.
Vervolgens kunnen de deelindexen te worden geconfigureerd. Voer een nieuwe deelindexdefinitie in, waarbij u voor de naam het beste een korte code kunt kiezen (b.v. CENJ CENV, TOTV, etc). Kies ook het bestand waarvoor de deelindex bedoeld is. Wanneer de gegevens zijn ingevuld verschijnt uw nieuwe deelindex code in de lijst. Selecteer de code om deze verder te configureren.
U kunt nu een combinatie maken van aarden van het werk met locaties. Een paar voorbeelden van deelindexen:
·
Een deelindex voor alleen de gehele collectie van filiaal A:
-
- Bij locatie kiest u BIB/A
- - Bij materiaaltype kiest u *
·
Een jeugdcatalogus voor filiaal B:
-
- Bij locatie kiest u BIB/B
-
- Bij materiaaltype kiest u alle aarden van het werk die betrekking hebben op de jeugd
·
Een volwassenencatalogus die alle filialen overspant:
-
- Bij locatie kiest u BIB/*
-
- Bij materiaaltype kiest u alle aarden van het werk die betrekking hebben op de volwassenencollectie.
Werk op deze manier alle deelindexen af. U hoeft voor een “complete” catalogus (gehele instelling) geen aparte deelindex aan te maken; hiervoor biedt u een profiel of zoekoptie aan zonder gebruikmaking van deelindexen.
Merk op dat het dus aan te bevelen is om in de aarden van het werk een goede scheiding te hebben tussen jeugd- en volwassenenmaterialen wanneer u een dergelijke scheiding ook in de deelindexen wilt aanbrengen.
Opbouwen deelindexinformatie
Om de aangebrachte deelindexen ook daadwerkelijk actief te maken, spelen een aantal zaken mee. Allereerst moet bij iedere titelbeschrijving en bij iedere authority worden opgeslagen voor welke deelindex dit item relevant is. Hiervoor is een complete herindexering van het systeem noodzakelijk, waarbij u tijdens het starten van de herindexering in AFO 157 de optie “herbouw deelindexinformatie voor het indexeren” moet activeren. Nu zal, alvorens het daadwerkelijke indexeren begint, eerst per titel en authority worden bekeken tot welke deelindex(en) deze behoort. Deze informatie wordt ook bij iedere titel en authority opgeslagen, ten behoeve van de indexen die na deze stap gebouwd gaan worden.
Herindexeren
Er is een aparte index voor deelindexen gedefinieerd. De definitie is gelijk aan die van een restrictie-index; kies voor deze index de restrictie voor partiële indexen. U moet geen subvelden voor deze index definiëren.
Aangezien de deelindex-informatie gedefinieerd is als een (één) aparte index, is het in een dergelijk geval alleen maar noodzakelijk om die ene index te herbouwen. Merk op dat dit alleen kan wanneer u reeds eerder de deelindex-informatie heeft opgebouwd (zie “opbouwen deelindexinformatie”). Wanneer dit nog niet is gebeurd (u begint b.v. voor het eerst aan deelindexen) zal er wel eerst een complete herindexering moeten worden uitgevoerd, waarbij deze nieuwe index voor deelindex-informatie wel gedefinieerd moet zijn.
Wanneer er eenmaal deelindexen zijn gedefinieerd, wordt deze informatie automatisch bij iedere nieuw ingelezen of ingevoerde titel en authority opgeslagen. Theoretisch is na het aanmaken van de deelindexcodes in AFO 151 dus slechts eenmalig een opbouw van de deelindex-informatie noodzakelijk door middel van een totale herindexering.
151.5.7 Karakterlijsten
In karakterlijsten kunt u een lijst met karakters definiëren die gebruikt kan worden als onderdeel van een mechanisme set (zie hierboven). Wanneer u de mechanisme lijst ReplaceCharacter gebruikt, dan worden alle karakters gedefinieerd in de lijst vervangen door een spatie. Wanneer u de mechanisme lijst RemoveCharacter gebruikt, dan worden alle karakters gedefinieerd in de lijst verwijderd uit de te indexeren string.
151.5.8 Sorteren
Het is mogelijk om in de WebOpac het zoekresultaat door de klant te laten sorteren, met behulp van hyperlinks boven de kolommen. Hiervoor is het noodzakelijk dat de bijbehorende sorteerindexen gedefinieerd zijn. U kunt deze definities echter niet zelf maken. Wel kunt u aangeven welk profiel er gebruikt moet worden voor de sortering.
Tevens is het van belang dat u van hieruit de optie gebruikt nadat u de betreffende definities in de WebPreferences heeft gemaakt.
151.6 Relaties
Een relatie is de koppeling die u kunt aanbrengen tussen een bepaald bibliografisch record in de database en een bepaald ander record in dezelfde database.
In het hier afgebeelde schema ziet u drie lagen: de serie, de delen en de onderdelen. Een bibliografische beschrijving kan bijvoorbeeld de titel van een serie bevatten; het zal dan relaties hebben naar de bijbehorende deelbeschrijvingen. Op zijn beurt heeft dan elk van de deelbeschrijvingen relaties naar de seriebeschrijving; deze relatie is dan de zogeheten wederkerige relatie (in het Engels: reciprocal relationship). De deelbeschrijvingen kunnen ook relaties hebben van een ander type, bijvoorbeeld naar onderdeelbeschijvingen zoals tijdschrijftartikelen, beschrijvingen van muziektracks op een CD, e.d. Ook hier geldt dat de relaties ook wederkerig worden aangebracht.
De relaties zijn in het afgebeelde schema met de pijlen aangegeven. Het is belangrijk te weten dat een relatie tussen records kan worden aangebracht vanaf een lager niveau naar een hoger niveau, of van een hoger niveau omlaag – de keus is aan u. En ook belangrijk om te weten is dat een een wederkerige relatie automatisch wordt aangebracht.
VubisSmart onderhoudt een lijst van relatietypen. Het overzicht van die lijst ziet u in het venster dat verschijnt als u kiest voor AFO 151 -> Relaties. Deze kunt u aanvullen met eigen relatiesoorten indien nodig.
Als u dubbelklikt op een van de gedefinieerde relatietypen in de lijst verschijnt een dialoogvenster waarin u de eigenschappen van de relatie kunt definiëren.
